Tutte le indicazioni e chiarimenti per la fatturazione elettronica B2A, B2B e B2C

Prime fatture elettroniche B2B dal 1 luglio 2018

Il 28 giugno 2018 il Governo ha comunicato la proroga dell'obbligo di fatturazione elettronica per i distributori di carburanti al 1° gennaio 2019. Il Governo ha chiarito che per la categoria dei distributori, la doppia possibilità (non obbligo) fattura elettronica e fattura cartacea sarebbe stata possibile già dal 1° luglio 2018.

Di conseguenza le aziende italiane hanno iniziato a ricevere le prime fatture elettroniche dal 1° luglio 2018 sia per i carburanti sia per subappalti relativi a lavori per la PA, per i quali è stata mantenuta l'obbligatorietà.

Le aziende italiane si sono quindi confrontate con le prime esigenze di creazione e trasmissione di fatture elettroniche non più solo verso la Pubblica Amministrazione (B2A) ma adesso nei confronti di aziende (B2B).

Chiariamo obblighi e modalità di creazione delle fatture elettroniche nei confronti delle diverse tipologie di destinatari.

Termini e nozioni di base sulla fatturazione elettronica

Cosa è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è il processo di creazione e invio di una fattura digitale in formato e con linguaggio XML secondo le specifiche standard stabilite dall'Agenzia delle Entrate. La fattura elettronica XML deve essere firmata elettronicamente, inviata al Sistema di Interscambio secondo uno dei canali consentiti e conservata obbligatoriamente a norma di legge.

Cosa è il Sistema di Interscambio (SDI)

Il Sistema di Interscambio (SDI) è una piattaforma messa a disposizione dall'Agenzia delle Entrate che permette la trasmissione, il controllo e l'inoltro al destinatario delle fatture elettroniche.

Le fatture elettroniche possono essere trasmesse al Sistema di Interscambio secondo 4 modalità:

1. Invio tramite Intermediario accreditato AgID: i servizi messi a disposizione dagli intermediari accreditati AgID sono senza dubbio i più completi. Il servizio YouDox selezionato da ACUT e messo a disposizione dall'intermediario accreditato AgID DocuMi permette infatti, attraverso un servizio attivo sul computer, l'automazione dell'invio, della firma digitale, del controllo e della notifica e della conservazione a norma di legge. Quindi una volta generata la fattura elettronica XML dal gestionale ERP, i files vengono manualmente o automaticamente spediti al SDI e gestiti a norma di legge.
2. Invio tramite PEC (Posta Elettronica Certificata): questo sistema necessita dell'attivazione di un indirizzo PEC aziendale e prevede l'invio tramite email certificata della fattura elettronica. La fattura transita via email e quindi potrebbe ricadere nelle problematiche tipiche della email: possibile saturazione dello spazio sulla casella email, il file non può superare i 30MB, possibili blocchi Spam.
3. Invio tramite interfaccia Web messa a disposizione dall'Agenzia delle Entrate: per questa modalità è necessario possedere le credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS).
4. Sistema SDIFTP: è la modalità più articolata di trasmissione, prevede la trasmissione delle fatture elettroniche tramite una piattaforma FTP. Richiede l'attivazione della piattaforma FTP da parte di sistemisti e una struttura che garantisca la continuità di presidio e controllo.

Ciclo attivo: creazione e invio delle fatture elettroniche

1. creazione della fattura elettronica da ERP secondo lo standard XML
2. trasmissione della fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SDI) attraverso una delle quattro modalità sopra elencate
3. lo SDI esegue il controllo formale delle fatture ricevute
4. lo SDI trasmette ai destinatari le fatture elettroniche e al mittente le notifiche di accettazione o scarto
5. le fatture sono conservate fiscalmente dallo SDI ma devono essere civilisticamente conservate a norma di legge anche dal mittente

La combinazione gestionale ACUT Erp e servizio YouDox assolve in modo manuale o automatizzato ai punti precentemente descritti.

Fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione, Business To Administration (B2A)

Valgono le regole attive dal 31 marzo 2015. Le fatture devono transitare obbligatoriamente attraverso lo SDI. L'ente o l'ufficio PA deve avere un codice univoco destinatario. La trasmissione allo SDI permette la consegna al destinatario tramite il codice destinatario contenuto nella fattura elettronica XML e letto dal Sistema di Interscambio in fase di ricezione.

Fattura elettronica verso soggetti passivi IVA, Business To Business (B2B)

Il sistema di trasmissione della fattura elettronica a aziende e titolari di partita IVA prevede di base le regole valide per la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione con alcune variazioni e diverse semplificazioni introdotte con il provvedimento 89757/2018 del 30 aprile 2018. 

Lo SDI prevede infatti l'invio della fattura elettronica indicando sulla stessa l'indirizzo telematico del destinatario.
L'indirizzo telematico può essere in alternativa:

• l'indirizzo email PEC (posta elettronica certificata) del destinatario oppure quello dell'intermediario con cui il cliente ha stipulato uno specifico accordo,
• il codice destinatario, ovvero l'indirizzo telematico (simile a quello utilizzato per l'invio alla PA, ma di 7 caratteri anziché di 6) del provider con il quale il cliente ha formalizzato un accordo. Nel caso di ACUT sarà il codice destinatario messo a disposizione da YouDox.

Nel caso il cliente non comunichi al fornitore il proprio indirizzo telematico, la fattura elettronica può comunque essere emessa. In questa casistica il codice destinatario dovrà essere valorizzato con il codice convenzionale "0000000". Il provvedimento chiarisce anche che in questa situazione è buona norma inviare copia della fattura al cliente specificandogli che l'originale è disponibile nella sua area riservata all'interno del portale Web dell'Agenzia delle Entrate.

Fattura elettronica verso soggetti privati, Business to Consumer (B2C)

L'obbligo alla fatturazione elettronica è esteso anche nei confronti di soggetti privati. In questo caso il sopracitato provvedimento del 30 aprile 2018, ha specificato alcune semplificazioni. Il codice destinatario anche in questo caso dovrà essere indicato attraverso il codice convenzionale "0000000". In questa situazione però il cliente non dovrà necessariamente dotarsi di un indirizzo PEC (pur rimanendo la facoltà di farlo). La fattura sarà resa disponibile al ricevente attraverso i servizi telematici Web messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate e attraverso l'invio della stessa in formato "analogico", ovvero cartaceo o .pdf salvo rinuncia da parte del cliente.

Abbiamo già affrontato questi aspetti attraverso l'articolo chiarimenti-fatturazione-elettronica-verso-privati

Ciclo passivo: ricevimento delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche vengono ricevute tramite SDI (Sistema di Interscambio). Copia della fattura elettronica può essere ricevuta anche tramite PEC o in forma tradizionale ma sarà sempre disponibile l'originale sull'area Web dell'Agenzia delle Entrate.

Gli intermediari accreditati AgID, previo accordo con il destinatario, trasmettono la notifica di ricevimento della fattura elettronica e in determinati casi permettono la visualizzazione o il download del file.

La conservazione a norma di legge delle fatture elettroniche passive deve avvenire con le stesse modalità delle fatture elettroniche attive.

Come avviene il processo di fatturazione elettronica in ACUT Erp?

Per approfondire le modalità operative di invio e conservazione delle fatture elettroniche in ACUT, consulta la guida:

invio e archiviazione fatture elettroniche tramite youdox

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