Indice
1) Introduzione
1.a Cos’é il Portale utenti ACUT
1.b Come accedere ai servizi ACUT
2) I servizi tramite il Portale Utenti ACUT
2.a Menu portale ACUT
2.b Il nuovo servizio di assistenza ACUT tramite Trouble Ticket
2.c Che vantaggi ho attraverso il servizio Ticket?
3) Cosa fare nel portale Web
3.a Primo accesso al Portale Web ACUT
3.b Come apro un ticket di assistenza?
3.c Come allego un file al ticket?
3.d Come compilare il ticket in maniera efficace?
3.e Come controllo lo stato dei Ticket che ho aperto?
4) Ti piace il Portale Utenti?
4.a Caratteristiche del Portale
4.b Come posso avere un Portale Utenti per la mia azienda?

 

 

 

1) Introduzione

1.a Cos’é il Portale utenti ACUT

Cos’è il portale Utenti ACUT?

Il portale Utenti ACUT è un modulo del gestionale ACUT Erp.

Il portale è un programma su interfaccia web creato e gestito direttamente dal gestionale ACUT sfruttando l’innovativa tecnologia Cloud. Questo significa che l’integrazione con le funzionalità di ACUT Erp è diretta, senza alcun filtro o programma di interfacciamento tra l’area web e il gestionale.

Il portale Utenti ACUT è quindi a disposizione di qualunque azienda desideri fornire ai propri utenti un servizio mirato oppure permettere al proprio personale di accedere da Web alle funzionalità del gestionale tramite interfaccia Web.

Il portale Utenti ACUT permette infatti differenti livelli di accesso (es. clienti, agenti, rivenditori, personale interno)

L’operatore dell’azienda che usa il portale ACUT per erogare servizi ai propri clienti può gestire richieste e funzionalità attraverso il back-office utilizzabile sia tramite l’applicazione desktop di ACUT Erp sia attraverso l’accesso al portale con profilo Operatore.

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1.b Come accedere ai servizi ACUT

il portale Web ACUT è raggiungibile dal sito www.acut.it, seguendo il link “Portale Utenti” oppure digitando nel browser Web l’indirizzo diretto frontend.acut.it/acuterp
Si consiglia di usare browser aggiornati per l’utilizzo del Portale ACUT. Di norma consigliamo Google Chrome, Mozilla Firefox e Safari.

accesso_portale

L’accesso avviene attraverso l’inserimento di ID Utente e Password.
Le chiavi di accesso sono le stesse che utilizzi per l’aggiornamento del gestionale attraverso il programma AutoUpdate.
Nel caso tu non sia più in possesso delle chiavi di accesso, puoi richiederle attraverso la voce “Recupera chiavi di accesso” oppure inviando una email a assistenza@acut.it.
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2) I servizi tramite il Portale Utenti ACUT

2.a Menu portale ACUT

Una volta eseguito il login, puoi navigare nelle funzionalità del Portale Web attraverso il menu a comparsa disponibile sulla spalla sinistra.

menu_portale

Le voci disponibili nel menu sono:
Archivi e tabelle.

Permette di accedere ai propri dati anagrafici, modificare informazioni relative a indirizzi, telefoni, referenti e variare le credenziali di autenticazione al portale.
Area Assistenza.
Permette di accedere all’area tecnica per la creazione e la consultazione di ticket di assistenza, visualizzare le modifiche apportate al gestionale con le varie versioni, e vedere quando sono stati eseguiti gli ultimi aggiornamenti sul proprio gestionale.
Area Documenti.
Permette di visualizzare, scaricare e stampare la documentazione tecnica e i documenti (ddt, bollettini, fatture) emessi.
Area Manutenzioni.
Permette di accedere all’area impianti, consultare gli impianti (installazioni) attivi, i contratti in essere, accedere alla composizione dell’impianto (installazione) e verificare le manutenzioni effettuate e in scadenza.
Area Commerciale.
Permette di accedere a offerte e ordini, visualizzarli, stamparli e consultare i listini personalizzati. Inoltre può essere consentito all’utente o all’admin di caricare nuovi ordini.
Area Magazzino.
Permette di visualizzare la giacenza dei magazzini attribuiti all’utente e all’amministratore di effettuare registrazioni di magazzino.
Area Attività.
Permette di accedere alla consultazione delle attività assegnate all’utente (se admin), ai bollettini di lavoro, alle agende, alle richieste di intervento.

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2.b Il servizio di assistenza ACUT tramite Trouble Ticket

ACUT dal 2013 ha reso il Portale Web il centro per richiedere, tracciare e consultare le richieste di assistenza tecnica. Il Trouble Ticket è quindi diventato lo strumento per ricevere in maniera certa, tracciabile e efficace supporto.

Cos’è un Ticket?

Un Ticket (o trouble ticket) è una richiesta di supporto relativa a domande, richieste, segnalazioni, anomalie, errori o suggerimenti sui prodotti e servizi offerti da ACUT. Ogni Utente dei servizi ACUT può, accedendo al Portale Utenti ACUT aprire un ticket, senza limitazioni di orario o numero di richieste. Il servizio è infatti disponibile 24/7/365. Le risposte da parte del team Support di ACUT sono erogate via “Comunicazione” o telefonicamente e evase secondo la priorità attribuita alla richiesta in orario di ufficio.

I Ticket su Wikipedia.

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2.c Che vantaggi ho attraverso il servizio Ticket?

I vantaggi relativi all’utilizzo dei servizi tramite Ticket sono molteplici:

I Ticket vengono evasi secondo la reale priorità,

I Ticket vengono distribuiti al consulente più adatto alla risoluzione,

Vengono superati gli inevitabili “colli di bottiglia” dati da un’infrastruttura solo telefonica,

Il costo del supporto è 0, in caso di necessità di contatto telefonico, sarà il consulente ACUT a contattare l’Azienda Utente,

E’ possibile aprire un Ticket in qualsiasi momento anche quando l’assistenza è chiusa,

E’ possibile tracciare in modo completo qualunque richiesta,

Tutto lo storico delle richieste resta registrato e sarà sempre disponibile per interrogazioni future.

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3) Cosa fare nel portale Web

3.a Primo accesso al Portale Web ACUT

Di seguito riportiamo alcune azioni che puoi svolgere al primo accesso al Portale Web ACUT:
Verifica i tuoi dati aziendali
Ti consigliamo di verificare i tuoi dati al primo accesso al portale. Per farlo, dal menu principale, è necessario fare clic sulla voce “Archivi e Tabelle” e poi su “Anagrafica Clienti”. Compaiono i dati della tua azienda.

anagrafica

Puoi integrare eventuali dati mancanti o non corretti facendo clic sul tasto”Attiva Modifica Dati” modifica posizionato in alto a destra. I campi diventano attivi. Puoi quindi apportare le variazioni desiderate.
Il campo Contatto Principale è relativo al referente principale della tua azienda per quanto riguarda comunicazioni, progetti e implementazioni.
E’ comunque consigliato aggiungere, completare e controllare i dati di tutti i referenti della tua azienda, nel caso si renda necessario un contatto diretto con le varie persone della tua azienda che si interfacciano con i servizi ACUT. E’ importante che queste informazioni siano sempre completate e aggiornate.
La sezione alta nella maschera dei dati anagrafici permette di accedere infatti, attraverso il primo tab, all’elenco dei contatti della tua azienda. I tasti in basso a destra permettono quindi di aggiungere, modificare o eliminare i contatti aggiuntivi.

Consulta i dati di impianto
Attraverso la seconda linguetta puoi consultare i dati del tuo impianto ACUT.

Controlla o modifica le credenziali di accesso al portale Web
Il terzo tab nella sezione superiore della pagina contiene i dati di accesso all’area Web.

anagrafica2

Puoi variare questi dati facendo clic sul pulsante modifica posizionato in alto a destra. Attenzione: questi dati sono gli stessi che utilizzerai per la procedura di aggiornamento automatico di ACUT Erp: AutoUpdate

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3.b Come apro un ticket di assistenza?

Dal menu principale, seleziona “Area Assistenza”. Si apre il menu relativo alla sezione dei servizi di assistenza. Scegli la voce “Nuovo Ticket”.
ticket
Si apre la maschera per l’inserimento di un nuovo Ticket.
ticket1
I dati da compilare sono:
Nome contatto: il tuo nome
Recapito telefonico: il numero di telefono per essere raggiunto dall’assistenza ACUT, nel caso sia necessario. Se non compilato verrà utilizzato il numero predefinito aziendale.
Mail: l’indirizzo email che useremo per le eventuali comunicazioni relative al Ticket. Se non compilato verrà utilizzato l’indirizzo email predefinito aziendale.
Impianto: l’impianto/installazione per il quale desideri aprire il Ticket. Se l’impianto è uno solo, non sarà possibile variarlo.
Tecnico preferenziale: è possibile indicare un tecnico preferenziale per la risposta al Ticket. Lasciare vuoto nel caso non si voglia esprimere una preferenza.
Descrizione:
Oggetto
: il titolo del Ticket. Serve per identificare velocemente il motivo della richiesta.
Descrizione dettagliata: il dettaglio della richiesta o segnalazione. Più è chiara e dettagliata la richiesta, più sarà facile assegnare una priorità e evadere il ticket in tempi brevi.
Etichette: nella sezione bassa della pagina di apertura Ticket bisogna indicare le etichette che permettono di categorizzare il Ticket.
Tipo Ticket: il motivo dell’apertura del Ticket.
Relativo a: la procedura software o l’argomento per il quale si apre il Ticket.
Modulo / Software / Dispositivo: il modulo dal gestionale, il software o il dispositivo hardware per i quali si chiede assistenza

In alto a destra sono disponibili i tasti per:

esci uscire dalla maschera. Prima di uscire è necessario salvare il ticket se si intende confermare la creazione o la modifica

 

salva salvare il ticket. Il salvataggio inoltra il ticket al Team Support di ACUT

 

elimina eliminare il ticket

 

comunicazioni inviare una comunicazione al Support ACUT relativamente al ticket in questione (per scambiare comunicazioni con i consulenti ACUT per ticket già creati)

 

allega visualizzare i file allegati e allegare file(s) al ticket. Prima di svolgere questa operazione è necessario salvare il ticket.

 

 

 

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3.c Come allego un file al ticket?

Spesso può essere necessario dover allegare ai ticket immagini e file. Per farlo, devi salvare il ticket con il tasto salva e poi premere il tasto allega.
Si apre la maschera che segue.

allegati

I tasti disponibili in alto a destra consentono di:

upload caricare un file (upload)

 

download scaricare un file (download)

 

pdf visualizzare l’anteprima pdf (solo per file in formato .pdf)

 

 

Premi

upload, inserisci la descrizione del file che vuoi caricare e poi premi invio o TAB sulla tastiera. In questo modo appare il pulsante di selezione file come nella maschera che segue.

upload file

Scegli il file attraverso il tasto upload2
Al termine del processo di upload il pulsante di upload scompare dalla finestra. Il file è caricato e puoi quindi chiudere la maschera.
L’elenco degli allegati salvati è consultabile dalla maschera di gestione allegati del ticket
allegati2

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3.d Come compilare il ticket in maniera efficace?

Un ticket completo e chiaro viene gestito e evaso tempestivamente.
Rendi i tuoi ticket efficaci aggiungendo il maggior numero di dettagli possibile.

Ti consigliamo quindi:

. nel caso di errori, indicare la dicitura esatta riportata dal gestionale e indicare la sequenza di clic che ha condotto alla messaggio di errore.
. indica il modulo del gestionale (es. documenti), la maschera (es. trova documenti), e quando possibile il nome tecnico della maschera (es. doc320q), solitamente posizionato nell’angolo in basso a destra. Nell’esempio che segue riportiamo il nome tecnico della maschera di gestione articoli: ga070.

. allega schermate e file che possano aiutare la comprensione
. inserisci o verifica l’indirizzo email di contatto. Il team Support di ACUT ti avviserà via email riguardo la presenza di comunicazioni relativamente al Ticket aperto.
. se sei fuori sede o in una filiale, indica sempre il numero telefonico. Il team Support di ACUT potrebbe aver bisogno di contattare l’utente che ha aperto il Ticket.

 

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3.e Come controllo lo stato dei Ticket che ho aperto?

I ticket da assegnare, in lavorazione, evasi e da autorizzare, le relative comunicazioni e gli allegati sono sempre visualizzabili dalla maschera principale del Portale.

stato_ticket

La griglia visibile nella sezione centrale della pagina permette di consultare lo stato dei Ticket e le eventuali comunicazioni:

Urgenza attribuita:
A ciascun ticket aperto, il team support assegna un colore che corrisponde al livello di urgenza attribuita.

– Bianco: il ticket è ritenuto non urgente. I tempi di presa in carico potrebbero essere fino a 5 giorni lavorativi. I ticket che rientrano in questa categoria sono: richieste informazioni che non bloccano l’operatività, richieste di implementazioni, richieste spiegazioni su argomenti esposti in manuali e guide.
Giallo: al ticket viene attribuita urgenza media. I ticket con urgenza gialla sono: segnalazioni di errori non bloccanti, segnalazioni di errori bloccanti non causati da software ACUT, richieste informazioni.
Rosso: il ticket è considerato urgente. Il ticket viene lavorato entro 1 giorno lavorativo. Rientrano in questo stato di urgenza i ticket relativi a segnalazioni e errori che bloccano l’operatività e l’accesso al gestionale.

– Data Prev. Chiusura: La data di prevista chiusura può essere compilata dal Team Support per dare un’ipotesi di prevista evasione del Ticket.

Stato Ticket:

 

da assegnare da assegnare. Il ticket sarà a breve attribuito a un operatore per essere lavorato

 

in lavorazione in lavorazione. Il ticket è in lavorazione da parte di un operatore ACUT

 

evaso evaso. Il ticket è stato evaso

 

da autorizzareda autorizzare. Utenti con profilo di accesso al portale basso potrebbero necessitare di un’autorizzazione all’apertura del ticket da parte di un utente con profilo administrator. In tal caso il ticket non potrà essere gestito dal Team Support senza previa autorizzazione da parte dell’admin

 

Comunicazioni

E’ possibile interagire con il Team Support relativamente a Ticket aperti attraverso comunicazioni e allegati. Le eventuali comunicazioni presenti attiveranno i tasti di accesso disponibili direttamente all’interno dell’elenco ticket e il tasto di notifica presente nella barra strumenti collocata nella zona superiore.

Pulsanti in elenco ticket:

comunicazione in  sono presenti comunicazioni non lette da parte del Team Support. In tal caso l’oggetto del ticket appare in grassetto e sulla prima colonna sono visibili due punti esclamativi (!!)

 

comunicazione out le tue comunicazioni al Team Support non sono state ancora lette. In tal caso l’oggetto del ticket appare in grassetto e sulla prima colonna sono visibili due punti interrogativi (??)

 

Pulsante notifica:

notifiche notifica comunicazioni non lette.

 

Allegati

Eventuali allegati associati al ticket sono consultabili attraverso il pulsante allegati elenco ticket disponibile in elenco ticket. La colonna allegati mostra il numero di allegati associati al ticket.

 

Modifica/Visualizzazione Ticket

E’ possibile modificare o visualizzare un ticket già aperto. Per farlo è necessario utilizzare il tasto modifica ticket

 

Archiviazione ticket

E’ possibile togliere dall’elenco ticket qualunque ticket aperto. L’archiviazione dei ticket avviene attraverso il tasto archiviazione ticket

I ticket archiviati restano comunque sempre consultabili attraverso la voce di menu area assistenza > ricerca tickets

 

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4) Ti piace il Portale Utenti?

4.a Caratteristiche del Portale

Il portale Utenti è sviluppato attraverso una tecnologia innovativa che trasforma maschere create in ACUT Erp in pagine Web. Questo rende il portale:
– graficamente configurabile seguendo la grafica del proprio sito internet attraverso CSS (fogli di stile)
– un prolungamento del gestionale con accesso limitato e sicuro,
– collegabile al tuo sito Web,
– accessibile con livelli e viste diverse a seconda del profilo (Cliente, Agente, Amministratore, Fornitore, Terzista, Dipendente),
– una sezione del gestionale che permette di effettuare operazioni da remoto da qualunque dispositivo collegato a internet.

Il Portale Utenti viene installato sul tuo Server attraverso l’attivazione della licenza Cloud Server di ACUT Erp. La stessa licenza può essere utilizzata per abilitare tutti i servizi Cloud già disponibili (per esempio ACUT Mobile) e di prossimo sviluppo.

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4.b Come posso avere un Portale Utenti per la mia azienda?

Il portale Utenti è un modulo del gestionale ACUT Erp. E’ quindi attivabile anche per la tua installazione.

A cosa può servirmi?
Il portale Utenti può essere utilizzato in moltissime situazioni e diverse esigenze. Ad esempio:
per dare l’accesso agli agenti per la gestione dei propri clienti,
per fornire ai propri clienti un’area Web interattiva di self-service
per far consultare a terzisti o clienti il materiale in deposito nei rispettivi magazzini
per far accedere dipendenti e utenti a aree limitate del gestionale
e molto altro…

Vuoi maggiori informazioni? Compila il form che segue e sarai ricontattato

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