Come abbiamo evidenziato nel precedente articolo, la fattura elettronica viene messa a disposizione del destinatario attraverso almeno l’identificativo fiscale (Partita IVA o Codice fiscale) dal SDI (Sistema di Interscambio).

Quindi è corretto ritenere che sia sufficiente l’identificativo fiscale per la creazione della fattura elettronica XML?

Per la creazione e la trasmissione della fattura elettronica al Sistema di Interscambio, sì, è sufficiente la presenza di almeno uno tra Partita IVA e codice fiscale. In questo caso la fattura elettronica può essere generata senza errori e messa a disposizione nel “cassetto fiscale” del cliente. (Il Cassetto Fiscale è il servizio telematico on-line che l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione di tutti i contribuenti in possesso del Pin personale Entratel/Fisconline e che permette di visualizzare le proprie informazioni fiscali quali ad esempio le dichiarazioni dei redditi o i rimborsi d'imposta).

Questo però non significa che il destinatario sia notificato della ricezione!

Quindi, per non essere costretti a fare un doppio lavoro, ovvero creare la fattura elettronica e trasmetterne anche una copia cartacea o pdf al cliente, è opportuno che, quando possibile, l’identificativo fiscale non sia l’unico dato presente nel file XML.

Per far sì che il proprio canale di trasmissione, collegato al SDI (Sistema di Interscambio), comunichi una notifica al destinatario di aver recapitato una fattura elettronica di vendita, è obbligatorio inserire all’interno della fattura elettronica il Codice Destinatario o in alternativa dell’indirizzo PEC.

Cos'è il Codice Destinatario per l'invio della Fattura Elettronica tramite SDI (Sistema di Interscambio)? 

Un dato importante nel processo di trasmissione e ricezione della fattura elettronica è il Codice Destinatario SDI (chiamato anche Codice Univoco), ovvero un identificativo di 7 caratteri (per privati) oppure di 6 caratteri (per Pubblica Amministrazione) diverso per ogni azienda a seconda del canale di trasmissione scelto.

Esso identifica il ricevente che potrà essere il destinatario della fattura elettronica.   In questo modo la fattura elettronica non solo viene trasmessa al Sistema di Interscambio e messa a disposizione del destinatario nel suddetto Cassetto Fiscale (nel caso decida di accedere alla sua posizione fiscale all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate), ma gli sarà recapitata attraverso il canale scelto che dovrebbe renderla scaricabile e consultabile in un formato leggibile. 

Se non hai a disposizione il Codice Destinatario, chiedi l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC).

Nel caso il tuo cliente non sia provvisto di un Codice Destinatario SDI, hai la possibilità di trasmettere una notifica automatica tramite Sistema di Interscambio compilando l’indirizzo PEC (Posta elettronica Certificata) del destinatario all’interno della fattura elettronica.

Il mio cliente non ha né Codice Destinatario (SDI) né indirizzo PEC, cosa faccio?

Questa è la situazione con meno automatismi, ma la legge di Murphy ci assicura che capiterà anche a te. In questo caso, niente panico, come specificato precedentemente, hai comunque l’obbligo di produrre la fattura elettronica, inviarla normalmente attraverso il canale scelto al Sistema di Interscambio. Dovrai solo in più inviare la fattura anche con metodo “tradizionale”, ovvero via e-mail o via posta ordinaria.

Come mi devo preparare in vista dell’entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria verso privati?

In vista dell’entrata in vigore della fatturazione elettronica tra privati 01/01/2019, ti consigliamo di richiedere sin da ora ai tuoi clienti il Codice Destinatario o in alternativa l’indirizzo PEC. Ciò ti consentirà di compilare per tempo tali dati nelle Anagrafiche del gestionale.

Come compilare i dati dei tuoi Clienti in ACUT Erp?

In vista dell’entrata in vigore della fatturazione elettronica tra privati dal primo gennaio 2019, occorre pertanto inserire correttamente tali dati nelle Anagrafiche dei tuoi Clienti in ACUT Erp.  

Vediamo le opzioni possibili:  

1. Se il Cliente ti ha comunicato il suo Codice Destinatario SDI (poiché per la ricezione si avvale di un sistema collegato al Sistema di Interscambio), lo stesso va inserito in ACUT Erp all’interno della scheda “Documenti” in Anagrafica, nel campo “cod.dest.fattura elettronica”:
   
   
   
2. Se il Cliente ti ha comunicato l’indirizzo PEC (non essendo provvisto di un Codice Destinatario), lo stesso va inserito nella gestione dei “Contatti alternativi” relativi all’anagrafica cliente, indicando nel campo segnalibro il tag “PEC;” (PEC punto e virgola) come nell’immagine seguente. In questo caso il programma utilizzerà il codice convenzionale “0000000” (7 volte zero) come Codice Destinatario.
   
   
   
3. Se il cliente ti ha comunicato sia il Codice Destinatario sia l'indirizzo PEC, puoi compilare entrambi i dati seguendo le indicazioni ai punti 1 e 2. Il software farà prevalere il Codice Destinatario in quanto è il canale preferenziale per l'invio.
   
   
4. Se il cliente non possiede né il Codice Univoco né l’indirizzo PEC (è il potenziale caso di un cliente privato persona fisica), non dovrai fare nulla. Il programma in automatico scriverà in fase di generazione della fattura elettronica il codice convenzionale “0000000” (sette volte zero) come Codice Destinatario del file XML creato.

Posso intervenire su questi dati anche in seguito, in fase di emissione della fattura elettronica?

Nel caso questi dati non vengano compilati in modo completo da subito, potrai compilarli anche in fase di emissione della fattura elettronica. Sia attraverso la creazione singola del file XML, sia attraverso la maschera di creazione massiva delle fatture elettroniche, il programma propone una verifica dei dati compilati.

Cosa devo comunicare ai miei fornitori? Qual è il mio Codice Destinatario?

Se hai attivato o attiverai il sistema integrato Acut-YouDox potrai ricevere le fatture di acquisto direttamente sul tuo portale personale YouDox e in ACUT Erp: per far sì che le fatture pervengano correttamente è necessario comunicare per tempo a tutti i fornitori il tuo Codice Destinatario.

Per tutti gli utenti Acut-YouDox il codice univoco da comunicare ai fornitori per ricevere le fatture elettroniche passive è:

K0ROACV (il secondo carattere è uno zero: K zero R O A C V)

Potrebbe essere utile indicare il codice destinatario sulla propria carta intestata o sul proprio sito internet.